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Giovedì, 21 Settembre 2017
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Glossario: Dematerializzazione

Con il termine dematerializzazione si intende il processo di trasformazione delle attuali procedure di gestione e archiviazione dei documenti, basate sulla carta, in procedure totalmente informatizzate, basate su documenti in formato digitale e comunicazioni telematiche.

Si tratta di uno dei punti chiave dell’e-Government, il progetto di innovazione dell’organizzazione della Pubblica Amministrazione e del dialogo tra enti e cittadini/imprese fondato sull’apporto delle Tecnologie per l’Informazione e la Comunicazione.

I vantaggi di questa trasformazione sono:

·         la possibilità di rendere più efficienti le procedure – ad esempio la possibilità di trasferire documenti in tempo reale, la possibilità di applicare sistemi automatici di ricerca dei documenti su archivi di grandi dimensioni;

·         un notevole risparmio economico  – per la pubblica amministrazione si è calcolato un possibile risparmio di 3 miliardi di euro all’anno

I principali obiettivi della dematerializzazione sono:

·         eliminare i documenti cartacei attualmente esistenti negli archivi, sostituendoli con opportune registrazioni informatiche, e quindi distruggendo gli originali cartacei (salvo quelli soggetti a tutela per il loro interesse storico-culturale);

·         adottare criteri per evitare, o almeno ridurre grandemente, la creazione di nuovi documenti cartacei – quindi stabilire come creare documenti validi direttamente in formato digitale.

La firma digitale e la posta elettronica certificata sono i principali strumenti già in atto in grado di dare valore legale ai documenti e alle comunicazioni digitali.

Oltre allo sviluppo di un quadro normativo di riferimento, che si sta completando, e di strumenti tecnologici mirati, la dematerializzazione comporta un cambiamento organizzativo che incide profondamente sul modo di lavorare delle persone. Per questo occorre mettere in atto azioni di sensibilizzazione e di formazione che dovranno interessare necessariamente il personale della Pubblica Amministrazione, ma anche le imprese che vorranno sfruttare i vantaggi di questo processo.

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